Achtsames Zeitmanagement wird immer wichtiger – vor allem auf der Arbeit. Anstelle jedoch – wie beim klassischen Zeitmanagement – die Ressource Zeit besser zu nutzen, wird stattdessen auf die Ressource Mensch geschaut.
Klassisches versus achtsames Zeitmanagement
Beim Begriff Zeitmanagement denken die meisten Menschen sofort an Methoden, die ihnen helfen, so viele Aufgaben wie möglich zu bewältigen. Und tatsächlich werden mit diesem Begriff effiziente Arbeitsmethoden und Tools bezeichnet, mit denen Aufgaben organisiert und effektiv bearbeitet werden können. Die Pomodoro-Technik gehört beispielsweise dazu, genauso wie To-Do-Listen und Priorisierungstechniken, zum Beispiel die Eisenhower-Matrix.
Beim achtsamen Zeitmanagement geht es hingegen in erster Linie weder um Effizienz noch Effektivität. Das bedeutet allerdings keineswegs, dass man nun nicht mehr produktiv arbeitet. Vielmehr ist das Ziel, ressourcenschonender mit sich, also der Ressource Mensch, umzugehen. Denn das traditionelle Zeitmanagement hat seine Schwächen – geht es doch häufig zu Lasten der Lebensqualität.
Deswegen spielen beim achtsamen Zeitmanagement sowohl die Komponenten aus dem klassischen Zeitmanagement mit hinein als auch die Achtsamkeit. Beispielsweise wird vermehrt darauf geschaut, wie die zu bearbeitenden Aufgaben ausgeführt werden und welche Gefühle dabei in einem entstehen. Letztendlich geht es darum, einen für sich individuellen Ansatz zu finden, der die Methoden des klassischen Zeitmanagements mit Achtsamkeit, Selbstreflexion und genügend Erholungspausen verbindet und darum, bewusster und aufmerksamer mit unserer Zeit umzugehen. Ganz im Sinne des römischen Philosophen L.A. Seneca, der sagte: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“
Achtsames Zeitmanagement hat viele Vorteile
Wer jetzt seufzt und die Augen verdreht, weil er oder sie denkt, dass das doch nur eine verkappte Methode ist, noch mehr Aufgaben in eh schon vollgepackte Tage reinzustopfen, der irrt. Denn achtsames Zeitmanagement hat einige Vorteile:
Weniger Stress durch achtsames Zeitmanagement
Beim achtsamen Zeitmanagement geht es darum, sich sowohl mit sich selber, also Ihrer Individualität, als auch den Aufgaben und ToDos, die Sie zu bearbeiten haben, auseinanderzusetzen. Zum Beispiel sollten Sie sich Gedanken machen, wann Sie wirklich fit sind. Und dann zu diesen Zeiten die Aufgaben einplanen, für die Sie sehr viel Konzentration benötigen. Außerdem sollten Sie unterscheiden, wie wichtig oder dringend Aufgaben sind. Last but not least geht es ebenfalls nicht darum, sich seinen Tag komplett vollzustopfen. Auch Pausen und Erholungszeiten sollten in der Tages- und Wochenplanung ihren Raum finden.
Dadurch schaffen Sie es, sich Stress größtenteils vom Hals zu halten. Denn – so traurig es leider ist – den meisten Stress machen wir uns selber; unter anderem mit einem suboptimalen Zeitmanagement.
Außerdem bedeutet weniger Stress auch ein geringeres Risiko an Burn-out zu erkranken!
Eine verbesserte Work-Life-Balance durch achtsames Zeitmanagement
Wer sich nicht nur mit der größtmöglichen Effizienz, die ToDo-Listen und Aufgabenplänen bieten, sondern stattdessen in sich hineinhorcht und erkennt, wann Pausen nötig sind, der oder die schafft eine bessere Work-Life-Balance für sich.
Dabei meine ich mit Pausen auch nicht nur die Mittagspause auf der Arbeit, sondern auch kleine Pausen zwischendurch und natürlich den Feierabend. Also keine Arbeit mit nach Hause nehmen, um dann nach dem Abendessen noch mal den Rechner hochzufahren und die letzten E-Mails zu beantworten. Stattdessen einfach mal relaxen, zum Sport gehen, sich mit Freunden auf ein Feierabendbier verabreden oder den Hobbies nachgehen. Auch hier ist Achtsamkeit anzuraten, die Ihnen in jedem Moment zeigen kann, was Sie wirklich zurzeit brauchen.
Leiden durch achtsames Zeitmanagement denn nicht Produktivität und Effizienz?
Für alle, die sich fragen, ob das Alles nicht zu Lasten der Produktivität und Effizienz auf der Arbeit geht: Nein, tut es nicht!
Das ist ja gerade das Gute und Schöne am achtsamen Zeitmanagement: Es fördert sowohl einen besseren Umgang mit sich selber, also der Ressource Mensch, als auch dass Produktivität und Effizienz auf dem gleichen Level bleiben. Wenn nicht sogar steigen!
Ja, Sie haben richtig gelesen: Durch achtsames Zeitmanagement ist es durchaus möglich, Produktivität und Effizienz zu verbessern!
Alleine dadurch, dass Sie zu den für Sie günstigsten Zeiten zum Beispiel konzentrationsintensive Arbeiten erledigen oder die Aufgaben besser priorisieren. Wo Sie früher vielleicht immer in Verzug und somit auch in Stress geraten sind, weil eine Deadline näher rückte, kann das mit achtsamen Zeitmanagement reduziert werden. Ebenso werden Sie jetzt nicht mehr bei einer Aufgabe abschweifen, weil Sie nicht auf der Höhe sind, da Sie diese zu der für Sie richtigen Zeit – gemäß Ihrem individuellen Biorhythmus – ausführen.
Wie Sie achtsames Zeitmanagement umsetzen
Sie finden, dass das alles ganz toll klingt? Allerdings wissen Sie nicht, wie Sie nun achtsames Zeitmanagement im Alltag und auf der Arbeit umsetzen können?
Eigentlich ganz einfach und auch gar nicht so unterschiedlich zum klassischen Zeitmanagement:
Den eigenen Biorhythmus finden und anwenden
Sie sind morgens immer müde und unkonzentriert, aber versuchen sich dennoch dazu zu zwingen, zu dieser Zeit höchst wichtige Aufgaben zu bearbeiten? Oder Sie sitzen abends noch lange im Büro, obwohl Sie in Gedanken nicht mehr bei Ihren Aufgaben sind?
Das ist ein Zeichen, dass Sie gegen Ihren individuellen Biorhythmus leben.
Und genau hier kommt das achtsame Zeitmanagement ins Spiel: Dadurch, dass Sie sich achtsam mit sich und den von Ihnen zu bearbeitenden Aufgaben auseinandersetzen, werden Sie erkennen, wann genau Sie „auf der Höhe“ sind und wann eher weniger.
Die bekennenden Lerchen unter uns sind beispielsweise morgens fit, wach und voller Energie. Daher können Sie eher zu diesen Zeiten Aufgaben erledigen, bei denen ein erhöhtes Maß an Konzentration erforderlich ist. Im Gegensatz zu den Eulen, die eher nachmittags aufdrehen und dann so richtig durchstarten.
Wenn Sie also erkannt haben, wie Sie ticken und wie Ihr individueller Biorhythmus aussieht, können Sie beispielsweise Aufgaben, bei denen Sie viel Konzentration benötigen, zu den Zeiten einplanen, an denen Sie frisch und munter und voller Energie sind. Und damit auch effizienter arbeiten.
Dringend, Wichtig oder Unwichtig?
Mithilfe des achtsamen Zeitmanagements sind Sie darüber hinaus in der Lage, die Wichtigkeit und Dringlichkeit der von Ihnen zu bearbeitenden Aufgaben einzuschätzen und entsprechend zu planen. Und gerade das ist vor allem auf der Arbeit wesentlich. Denn nur wenn Ihnen klar ist, welche Aufgaben dringend sind, weil sie zum Beispiel eine Deadline haben, bearbeiten Sie diese auch priorisiert.
Außerdem können Sie durch achtsames Zeitmanagement auch wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden. Vor allem letztere können Sie dann so legen, dass Sie sie entweder zu Zeiten bearbeiten, an denen Sie noch nicht oder nicht mehr so fit sind. Oder Sie verschieben sie komplett auf einen anderen Tag oder delegieren sie. Denn auch das schafft achtsames Zeitmanagement: Sie erkennen, dass Sie nicht alle Aufgaben selber erledigen müssen, sondern durchaus auch einige delegieren können.
Achtsame Aufgabenplanung durch achtsames Zeitmanagement
Auch bei der Planung der Tagesaufgaben oder der ToDos für die Woche oder den Monat setzt achtsames Zeitmanagement an. Denn anstelle sich die Tage und Wochen mit Aufgaben und Tätigkeiten vollzustopfen, fördert das achtsame Zeitmanagement das Gegenteil: Die Einplanung von genügend Pausen!
Denn nur wer genügend Pausenzeiten in seine Arbeit und seinen Alltag einbindet, kann produktiv sein – auch wenn das zunächst widersprüchlich klingt. Diese freie Zeit ist nämlich mitnichten unproduktiv! Im Gegenteil dient sie dazu, dass sich unsere Energiereserven wieder aufladen, unsere Konzentration gestärkt wird und unsere Kreativitätsspeicher gefüllt werden. Und wer viel Energie, eine starke Konzentration und viel Kreativität besitzt, kann gute Arbeit leisten.
Da ist außerdem noch etwas, was Achtsamkeit in uns hervorruft: Wir erkennen, dass wir es wert sind, Pausen zu machen und gönnen uns diese dann auch!
Singletasking statt Multitasking
Einen Text schreiben, dabei mit einem Kunden telefonieren und außerdem noch die E-Mail vom Chef lesen, die gerade reinkam?
Das ist mehr als ungut. Schließlich wurde in vielen wissenschaftlichen Studien bewiesen, dass unser Gehirn in solchen Fällen ständig blitzschnell von einer Tätigkeit zur anderen umswitcht, weswegen im Endeffekt alle Aufgaben nicht effizient ausgeführt werden. Mehr dazu finden Sie in einem früheren Blogartikel: Lieber nacheinander statt parallel: Singletasking versus Multitasking.
Wenn Sie achtsames Zeitmanagement betreiben, entscheiden Sie sich bewusst dafür, nur eine Tätigkeit zurzeit auszuführen. Wenn Sie also gerade an einem Text feilen, dann tun Sie nur das. Wenn Sie E-Mails beantworten, dann konzentrieren Sie sich vollständig auf die E-Mails. Und wenn Sie mit Kunden oder Kollegen telefonieren, dann machen Sie ebenfalls nur das!
Sie werden sehen, dass das viel produktiver ist, als wenn Sie versuchen, alles parallel zu erledigen.
Achtsam wahrnehmen
Achtsames Zeitmanagement hört nicht bei der Planung auf. Ganz im Gegenteil nehmen Sie auch während Sie eine Aufgabe bearbeiten alles in sich und um sich herum wahr: Wie geht es Ihnen mit der Bearbeitung? Ist alles rund oder stimmt etwas nicht? Wenn letzteres, was stimmt konkret nicht? Sind Sie vielleicht noch nicht fit genug? Ist Ihr Stuhl nicht passend für Sie eingestellt? Ist Ihnen zu warm oder zu kalt? Ist es zu laut um Sie herum?
Auch wenn sich das jetzt für Sie vielleicht nach Lappalien anhören, können solche Kleinigkeiten viel dazu beitragen, dass Aufgaben länger dauern als gewollt oder gar inkorrekt erledigt werden. Deswegen: Achten Sie auch auf solche vermeintlichen Kleinigkeiten.
Wenn Sie einen ganz im Sinne des achtsamen Zeitmanagements ausgearbeiteten Plan befolgen, fragen Sie sich zwischendurch ebenfalls immer, ob noch alles stimmig ist. Ist die Aufgabe, die als nächstes auf dem Plan steht, tatsächlich jetzt dran, oder gibt es etwas, was gerade wichtiger ist? Braucht vielleicht gerade etwas anderes Ihre Aufmerksamkeit?
Außerdem bietet es sich an, sich selber regelmäßig zu reflektieren: Fragen Sie sich also bevor Sie Feierabend machen, was am heutigen Tag gut funktioniert und was nicht so gut funktioniert hat. Gab es eine Situation, bei der Sie nicht achtsam waren oder das achtsame Zeitmanagement völlig außer Acht gelassen haben? Auch eine kurze Reflektion am Morgen, bevor Sie beispielsweise den Rechner im Büro hochfahren, kann nützlich sein; vor allem, wenn Sie ein Morgenmensch sind. Überlegen Sie, was Sie am heutigen Tag anderes machen könnten als am gestrigen Tag und welche herausfordernden Situationen Sie vielleicht erwarten und wie Sie mit diesen umgehen könnten.
Trotz achtsamen Zeitmanagements flexibel bleiben
Last but not least, ist natürlich auch achtsames Zeitmanagement nicht in Stein gemeißelt. Wie bereits im obigen Punkt erwähnt, ist es wichtig, dass Sie sich bei der Erledigung der Aufgaben regelmäßig reflektieren. Denn selbst mit der sorgfältigsten Planung können unerwartete Ereignisse auftreten. Zum Beispiel die Krankheit eines Kollegen, für den Sie einspringen müssen. Dann heißt es für Sie, die erstellten Pläne anzupassen und gegebenenfalls auch Prioritäten neu zu setzen. Ohne sich dabei aus der Ruhe und das achtsame Zeitmanagement und das achtsame Handeln außer Acht zu lassen!
Das ist natürlich für jemanden, der oder die neu in das Thema Achtsamkeit eingestiegen ist, nicht so einfach. Aber Achtsamkeit ist lernbar – sofern Sie bereits sind, regelmäßig zu üben. Das geht mit unserem zweiwöchentlichen Newsletter, in dem ich Ihnen jedes Mal eine Achtsamkeitsübung vorstelle. Hier können Sie sich dafür anmelden: https://www.biek-ausbildung.de/newsletter-achtsamkeit-fuer-jeden-tag/
Sie sehen: Achtsamkeit und Zeitmanagement können durchaus Hand in Hand gehen. Denn nur wer aufmerksam mit sich und seiner Zeit umgeht, schützt sich vor Überforderung, Stress und Burn-out. Und schafft überdies eine Grundlage für nachhaltige Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit im Beruf und im Privatleben.
Fangen Sie also am besten noch heute an!
